Per avviare un progetto di fatturazione elettronica è indispensabile dematerializzare ed integrare l’intero ciclo dell’ordine, da considerare come un macro-processo che coinvolge diversi attori (clienti, fornitori, banche) e molteplici processi.

Tuttavia nella maggior parte dei casi le aziende procedono per step, digitalizzando un pezzetto per volta l’intero processo.

L'Osservatorio Fatturazione Elettronica e Dematerializzazione della School of Management del Politecnico di Milano ha quindi individuato un continuum di paradigmi di adozione della fatturazione elettronica, che va da quelli di supporto ad una singola fase dal ciclo fino alla copertura del ciclo ordine-pagamento nella sua interezza.

Digitalizzazione e conservazione del passivo

Alcune aziende adottano sistemi che permettono di gestire e conservare in modalità sostitutiva le fatture ricevute: se le fatture sono cartacee, i documenti possono essere semplicemente digitalizzati tramite acquisizione via scanner, ma possono anche venire elaborati da un software che permetta di estrarne automaticamente i dati sensibili per alimentare il sistema informativo aziendale (se il documento è cartaceo software OCR, se in formato PDF software di estrazione automatica dei dati).
A valle poi vi sarà la conservazione sostitutiva dei documenti.

Conservazione dell’attivo

Altre aziende decidono di archiviare ed indicizzare solamente le fatture emesse in formato elettronico (con apposizione di firma digitale e riferimento temporale). Queste fatture vengono poi portate in sostitutiva. L’invio può avvenire con diverse modalità: email, web link, PEC, postalizzazione cartacea.

Fatturazione elettronica pura

Ci si può poi attenere fedelmente al quadro normativo di riferimento: l’azienda quindi può emettere o ricevere solamente fatture nella forma di documento informatico, con firma digitale e riferimento temporale. Questo comporta la definizione di un accordo tra emittente e destinatario e consente di non materializzare mai i documenti scambiati.

Scambio unilaterale di ordini e fatture

È il caso di aziende che sono “forzate” da fornitori o clienti ad inviare documenti in formato elettronico (quello che in Italia è un obbligo per chiunque abbia rapporti con la Pubblica Amministrazione)

Integrazione del ciclo fattura-pagamento

Vi sono poi aziende che adottano soluzioni per la digitalizzazione dello scambio documentale della parte amministrativo-finanziaria del ciclo (emissione e ricezione di fatture, note di credito, disposizioni di pagamento, esiti e incassi ecc.)

Integrazione del ciclo ordine-fattura

Complementare alla modalità precedente, prevede l’integrazione digitale degli scambi documentali legati al ciclo logistico-commerciale (ordini, conferme d’ordine, documenti di trasporto, avvisi di spedizione, fatture). Le attività di riconciliazione tra i vari documenti avvengono automaticamente.

Fonte: Digital4

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